Gestión de carpetas y documentos en el archivo
Con la solución completa de COSYS para la gestión de carpetas y documentos con código de barras/MDE, la visión general en su archivo está garantizada.
¿Lo conoces?
Cuando necesitas algo con mucha urgencia, no está ahí o al menos no se encuentra. ¿Los empleados sacan expedientes del archivo sin documentarlo? El contenido de la mayoría de las alfombras no se mantiene en un sistema y requiere una búsqueda para ser encontrado?
¿Gestiona un gran número de carpetas, documentos o ficheros en un archivo? ¿Es usted responsable de la gestión de un archivo de una autoridad o de una compañía de seguros? Entonces ha llegado al lugar adecuado.
Aplicación práctica de la solución de gestión de alfombras COSYS
Al principio, hay que hacer un inventario inicial. Todos los lugares de almacenamiento (estanterías, armarios, puestos de trabajo de los empleados... etc.) se marcan y se introducen en el sistema.
A continuación, las carpetas y los documentos individuales se marcan con un código de barras y se registran. Se puede almacenar una gran variedad de información para cada carpeta. Esto incluye el cliente, la dirección, la dirección de correo electrónico, el número de teléfono, el contenido de la carpeta y cualquier otra información necesaria. Esta información puede editarse fácilmente a posteriori a través del COSYS WebDesk.
Una vez que el sistema conoce todos los datos maestros, como las carpetas y la ubicación de almacenamiento, se puede registrar cada movimiento en el archivo.
Si un empleado elimina o reubica una carpeta, basta con un rápido escaneo con el dispositivo MDE / smartphone y una indicación de la nueva ubicación de almacenamiento. Los datos se transfieren al COSYS WebDesk. Allí se puede recuperar en cualquier momento la ubicación actual de almacenamiento.
Si se desea, los daños u otras características especiales pueden registrarse directamente en la solución de software con la cámara integrada. También se pueden consultar en el COSYS WebDesk.
La solución consiste esencialmente en etiquetar (con código de barras) y registrar todos los documentos o carpetas (corresponde al principio de un inventario inicial) con sus ubicaciones de almacenamiento asociadas y la posterior administración y orden en el PC:
En primer lugar, se marcan los lugares de almacenamiento (estantes, compartimentos). Durante el inventario inicial, primero se escanea el número de almacén mediante el código de barras, seguido de la carpeta que se almacena en este almacén. Ambos conjuntos de datos se combinan para su posterior exportación al software de PC. Posteriormente, se puede añadir información adicional (por ejemplo, descripción, foto) a cada registro de datos (módulo de "inventario inicial"). Después, la información se puede recuperar cómodamente para cada carpeta y ubicación de almacenamiento utilizando funciones especiales de búsqueda y filtro con el MDE o en el PC (desde la base de datos). Esto puede hacerse bien a través del escáner escaneando la ubicación de almacenamiento o la carpeta (información con MDE) o a través del software para PC (COSYS WebDesk) utilizando las correspondientes funciones de búsqueda y filtro.
Características Gestión de documentos :
Inventario de sus documentos y carpetas
Escaneado de códigos de barras de almacenes y documentos
Gestión de su archivo a través de COSYS WebDesk
Ventajas de la gestión de documentos :
Trazabilidad de documentos y alfombras
Mejor visión de conjunto en su archivo
COSYS Ordnerverwaltung Softwarelösung
COSYS Ident GmbH, de Grasdorf (cerca de Hildesheim), es uno de los principales proveedores de software para móviles y de soluciones completas con los correspondientes módulos backend para la gestión de datos de móviles en el PC. Durante años, COSYS ha ofrecido una solución completa para la gestión de carpetas y documentos con código de barras o MDE.
La solución completa se compone de software, hardware y servicios necesarios. El software se divide en 2 áreas. En primer lugar, el software, que en última instancia se ejecuta en el respectivo dispositivo MDE o smartphone y se utiliza para el inventario inicial, así como para la información sobre la reubicación y las carpetas, y en segundo lugar un backend, el COSYS WebDesk. Allí se pueden gestionar los datos grabados (carpetas, contenido de las carpetas, lugar de almacenamiento, etc.). Los datos registrados se transfieren desde el dispositivo MDE o el smartphone directamente al backend a través de una conexión USB, Ethernet o WLAN. De este modo, se registra cada movimiento de las carpetas, documentos y archivos. La función de búsqueda y filtro permite encontrar rápidamente carpetas o elementos similares. Para la búsqueda se pueden utilizar varios criterios, como el nombre, el número de carpeta, el año o el contenido.
Los dispositivos MDE o los smartphones sirven como hardware. Ambos pueden pedirse a través de COSYS. El software COSYS se puede reproducir directamente en el dispositivo. Si se desea, también se puede integrar una impresora de etiquetas.
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